关于下发《中国医疗保健国际交流促进会召开视频会议的指导意见》的通知

发布时间:2020-07-08 作者:医促会

各分支机构、各内设工作委员会、各部门:

为了规范线上视频会议,保证会议的质量和安全,中国医疗保健国际交流促进会(以下简称中国医促会),就会议的组织工作提出以下指导意见,本意见自下发之日起试行。请各部门遵照执行。

特此通知



中国医疗保健国际交流促进会   

2020年7月7日    


中国医疗保健国际交流促进会召开视频会议的指导意见


第一条:为了规范线上视频会议,保证会议的质量和安全,中国医疗保健国际交流促进会(以下简称中国医促会),就会议的组织工作提出以下指导意见。

第二条:本意见所指线上视频会议包括:1)线上群体会议,即有限或者无限人群参加的会议,包括线上学术会议、线上学术论坛、线上培训会议;2)线上工作会议,即规定人群参加的各类工作会议,包括线上常务理事会议、线上理事大会代行会员代表大会、分会常务委员会议、分会委员会议;3)线上座谈会议,即由受邀专家参加的讨论性会议,包括专题论证会议、专题评审会议、专题座谈会议。4)学会和分会的领导办公会议不在此列。

第三条:本意见适用于中国医促会及其所属分支机构、内设机构作为会议组织者所举办的线上视频会议。各级会议组织者应对会议过程、质量和安全负责。

第四条:本意见所指线上会议的组织工作包括:会议决定与筹划、会议技术条件准备、会议主持者及讲者确定、会议通知及邀请、会议展示文件汇集与审定、会议资料确定与发放、会议到会人员的确定、启动并完成会议过程、记录会议过程及内容、完成会议纪要及后期文件。

(一)会议的决定与筹划:线上视频会议的召开应由会议组织方的决策机构在会议召开之前两周决定。分会决定召开线上群体会议后,应履行向学会秘书处申报批准程序。决定召开线上会议后,会议组织方应认真筹划会议的各项工作。

(二)会议技术条件的准备:线上视频会议组织方应该采用比较通用的线上会议系统召开会议。会议组织方在线上会议召开前,应该安排专门人员熟悉线上会议系统的各项功能,并保证从技术上掌控好线上会议系统。线上会议如果安排有主会场,务必做好主会场信息网络和各项技术条件的准备。

(三)会议技术主持者的确定:线上视频会议组织方在明确线上会议主席之后,应该明确线上视频会议的技术主持者来负责线上会议系统的技术主控工作。

(四)会议内容报告者的确定:线上视频会议组织方在召开线上群体会议和线上工作会议之前,必须依据线上会议主题内容明确会议的报告者,并收集报告者准备在线上会议上展示的讲稿文件,同时告知线上会议报告者大会发言的注意事项。

(五)会议的通知及邀请:线上视频会议组织方在决定召开线上群体会议或线上工作会议后,至少提前二周发出线上会议预通知,以便于参会人员安排时间参加线上会议;在线上会议召开前一周发出线上会议正式通知,并确定线上会议参加的人员;在线上会议召开的前二天,以线上或者电话的形式再次提醒线上会议时间。对于邀请参加线上会议的专家报告者,应该以正式邀请函告知专家开会时间和参加线上会议的方式,并在会议开始前二天再次确认是否可以参加会议。

(六)会议展示文件的审定:线上视频会议组织方负责准备线上会议的线上议程并由会议技术主持者负责展示。会议组织方应在线上会议召开之前,收集线上会议报告者需展示或者不需展示的讲稿,并交由线上会议主席审阅核准,然后由线上会议技术主持者在线上会议进程中负责展示,线上会议期间技术主持者不得打开线上会议屏幕共享功能。所有上会的文件均应由线上会议主席审阅核准。

(七)会议资料确定与发放:线上视频会议组织方应将线上会议主席审阅核准的文件资料,在线上会议召开当天通过网上信息系统定向发放,或在线上会议系统进行展示。所有线上会议的资料不经会议主席同意,原则上不得在网络信息系统广为散发。

(八)会议到会人员的确定:在有限人群的线上群体会议和规定人群的线上工作会议开会前,会议组织方应该提前十五分钟,借助会议技术主持者的窗口,对线上会议到会人员进行核定,并在线上会议系统屏幕上进行截屏记录。

(九)启动并完成会议过程:线上视频会议组织方在线上会议召开时,把线上会议内容的主持权交由线上会议主席负责,由线上会议主席按照会议议程推进会议进程。在线上会议全部内容结束后,线上会议技术主持者代表会议组织方,清理线上会议的会场,并从技术上关闭线上会议系统。

(十)记录会议过程及内容:线上视频会议组织方应该利用信息系统的技术手段,记录线上会议从核准人员开始到会议结束的全过程,并根据有关档案管理规定留存备查。

(十一)完成会议纪要及后期文件:线上视频会议组织方在线上会议结束后,根据线上会议的需要,编制会议纪要或者会议总结,并根据会议主席的要求,完成会议后文件工作。

第五条:线上视频会议技术主持者责任。线上视频会议技术主持者并非是传统意义上的会议主持人,而是在线上会议期间从技术上掌控线上会议系统功能的负责人,一般由线上会议的技术负责人承担,也可以由线上会议的大会主席承担。线上会议主持人的责任是:1)保持线上会议系统的平稳运行,以保证线上会议的顺利进行;2)控制线上会议系统的发言许可,以保证线上会议的音频和视频质量,同时严格防止线上会议意外发言者的出现;3)控制线上会议系统的文件共享功能,以保证线上会议核准的文件按要求展示,同时严格防止线上会议意外文件共享的出现;4)根据大会主席的要求,控制会议进行时间;5)在大会结束后,负责线上会议会场的清理,并完全关闭所用的线上会议系统。为了保证线上会议的顺利进行,线上视频会议技术主持者,在掌控线上会议全过程中,应与会议主席保持有效的微信联系。

第六条:线上视频会议报告者的责任。经线上视频会议组织方决定邀请或安排的会议报告者,如果有会议展示文件应在会议召开之前提交会议组织方,经线上会议主席审阅核准后,由线上会议系统技术主持者负责在会议上展示,特别是在线上群体会议和线上大型工作会议召开时,不得由线上会议报告者自己掌控展示文件。线上会议报告者不需在会上展示的稿件或报告提纲,也应报送线上会议主席审阅核准后在会议上使用。鉴于线上视频会议的影响范围难于控制,线上会议组织方应告知线上会议报告者,遵守国家相关法律法规和学术道德的要求,对自己的发言承担法律责任和学术责任。

第七条: 鉴于线上视频会议是特殊时期出现的会议形式,且线上会议系统并不完全成熟,学会会长办公会议要求学会和各分会认真组织好线上视频会议,并明确线上视频会议组织方要承担线上会议组织的法律和政策责任。

第八条:本项指导意见经会长办公会议审定后试行。

第九条:本项指导意见由秘书处负责解释。


中国医疗保健国际交流促进会

2020年6月23日

附件:常用线上会议系统操作程序

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中国医疗保健国际交流促进会

     2020年7月7日



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